Khi nhà hàng chính thức đi vào hoạt động thì cũng là lúc những chủ nhà hàng phải đối mặt với rất nhiều vấn đề phát sinh. Một trong những khó khăn lớn nhất mà chủ nhà hàng phải đối mặt chính là chi phí vận hành. Trong bài viết này hãy cùng tìm hiểu cách kiểm soát chi phí khi kinh doanh nhà hàng nhé!

Xác định các loại chi phí trong nhà hàng

Việc nắm bắt kỹ càng mọi loại chi phi sẽ giúp chủ nhà hàng có thể quản lý được chi tiêu đồng thời đưa ra quyết định để sử dụng nguồn vốn hiệu quả. Chi phí vận hành càng cao thì lợi nhuận của nhà hàng càng thấp. Hãy kiểm qua mọi danh mục  các khoản chi phí và phân loại chúng dựa trên một số cơ sở sau:

Chi phí cố định: là các loại chi phí mà nhà hàng sẽ mất mỗi tháng để duy trì. Tuy nhiên khoản phí này sẽ không bị ảnh hưởng bởi doanh thu của cửa hàng. Một số khoản phí có thể kể đến như chi phí mặt bằng, chi phí thuê phần mềm quản lý, chi phí tiếp thị, bảo hiểm, cước mạng,tiền lương nhân viên, phí hợp đồng bảo trì thiết bị, chi phí kiểm toán các loại giấy phép.Lưu ý các chi phí cố định có thể thay đổi qua từng tháng, không có gì là tuyệt đối.

Chi phí không cố định: Là những loại chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của nhà hàng. Đây là chi phí ảnh hưởng quan trọng tới doanh thu của cả nhà hàng. Các ví dụ của chi phí không cố định như chi phí trang trí cho nhà hàng qua các dịp, tiền hoa hồng dịch vụ, chi phí mua văn phòng phẩm, chi phí mua vật tư như khăn ăn, tùy theo số lượng khách  hàng phục vụ theo dự tính.

Theo dõi quản lý hàng tồn kho

Chủ nhà hàng phải kiểm soát được lượng hàng hóa ở trong kho và mức tiêu thụ hàng ngày. Các chủ đầu tư nên sử dụng các phần mềm quản lý để giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với việc ghi nhớ và phân loại thủ công. Đối với các nhà hàng nhỏ hơn có thể sử dụng các bảng tự thiết kế trên excel để tiện kiểm soát.

Hiện nay có rất nhiều phần mềm giúp việc quản lý hàng tồn trong kho dễ dàng hơn rất nhiều các chủ nhà hàng có thể tham khảo qua (KiotViet, Sapo POS, ECount, SalesBinder) với các phần mềm quản lý các chủ nhà hàng có thể dễ dàng quản lý hơn với những tính năng:

• Nắm bắt số lượng hàng trong kho thông qua các chỉ số được cập nhật thời gian thực.
• Thao tác các nghiệp vụ bán hàng (tạo hóa đơn, đặt hàng) trên 1 giao diện tổng, tăng năng suất làm việc.
• Hỗ trợ và lưu trữ thông tin trên đa nền tảng.

Ngoài cách sử dụng phần mềm chủ nhà hàng có thể kiểm soát việc xuất nhập kho từ nhân sự bằng cách nắm bắt công việc và phân rõ các quy trình công việc cụ thể. Cụ thể các công việc của người kiểm kho gồm:

• Sắp xếp hàng hóa kho.
• Kiểm tra chất lượng và đảm bảo tiêu chuẩn về hàng hóa.
• Thực hiện các thủ tục nhập hàng hóa.
• Giữ lại các chứng từ và giấy tờ xuất nhập.
• Thực hiện việc xuất/nhập hàng hóa.
• Ghi chép lại các quy trình xuất nhập kho.
• Theo dõi số lượng hàng hóa tồn kho, đảm bảo hàng hóa luôn ở định mức tồn kho tối thiểu.
• Hỗ trợ và thực hiện công việc kiểm kho.

Ngoài những hoạt động chính trong kho chủ nhà hàng nên đào tạo bổ sung cho các nhân viên để có thể nâng cao năng lực của mình.

Quản lý sắp xếp kho của nhà  hàng

Sử dụng phương pháp báo cáo theo ngày/tuần để quản lý.

Sau khi kiểm kê lại kho hàng thì điều tiếp theo các chủ nhà hàng cần quan tâm là theo dõi hoạt động kinh doanh của nhà hàng một cách tổng thể và thường xuyên hơn. Để thực hiện được điều đó các chủ nhà hàng cần thiết lập các báo cáo kho và tiền cửa hàng mỗi ngày và mỗi tuần. Đây là cách thức hữu hiệu giúp kiểm soát thất thoát doanh thu. 

Bằng cách báo cáo chi tiết các chi phí nhập nguyên vật liệu và các khoản thu chi chủ nhà hàng sẽ chủ động hơn trong việc nhập hàng khi lượng hàng hóa trong kho sắp hết và cân bằng giảm bớt các món không bán chạy. 

Tự động hóa các quy trình thủ công 

Việc đầu tư cho những thiết bị công nghệ tưởng như khá đắt đỏ và tốn kém nhưng những gì mà công nghệ mang lại vô cùng hữu ích, chỉ với một vài thiết bị sẽ giúp bạn tối ưu chi phí nhân lực đồng thời có thể quản lý được rất nhiều rủi ro.

Đừng ngại đầu tư cho những phần mềm quản lý để có thể tự động hóa các quy trình phục vụ. Chỉ với những chiếc máy tính bảng việc quản lý quy trình order và các khoản thu chi sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều so với lục lọi đống giấy tờ. 

Tùy vào quy mô của nhà hàng các chủ nhà hàng nên cân nhắc sử dụng thêm thang máy tải thực phẩm để có thể linh động hơn trong khâu vận chuyển trong nhà hàng. Đối với những nhà hàng có không gian nhiều tầng, thang thực phẩm có thể di chuyển đồ ăn, nguyên liệu, vật dụng một cách dễ dàng. Không chỉ giúp các khâu phục vụ trở nên chuyên nghiệp, việc kiểm soát khối lượng công việc cho nhân viên cũng trở nên đơn giản hơn.

 Hình ảnh thang máy tải thực phẩm ACG

Tăng cường an ninh hạn chế thất thoát nguyên vật liệu.

Trong quá trình vận hành của nhà hàng nếu không có hệ thống quản lý chặt chẽ sẽ tạo ra những điều kiện tốt để nhân viên của thể gian lận. Về lâu dài các các khoản thất thoát sẽ ngày càng nhiều. Để chống lại thất thoát có 2 cách có thể kể dụng như:

• Tăng cường sử dụng hệ thống giám sát cùng với các khâu tự động hóa. Với công nghệ tự động hóa việc tìm ra các lỗi sai trong khâu vận hành sẽ dễ dàng hơn, camera giám sát giúp chủ nhà hàng có thể thu lại các bằng chứng khi điều tra.
•  Thiết lập lại các quy trình công việc và phân cấp, phân quyền rõ ràng cụ thể cho từng nhân viên bên trong nhà hàng. Đảm bảo các vị trí hoạt động đúng trong quyền hạn của mình và có người chịu trách nhiệm cụ thể cho các khâu công việc.

Tối ưu chi phí nhập nguyên liệu

Để kiểm soát được chi phí cụ thể cũng như mở rộng quy mô của nhà hàng. Các chủ nhà hàng nên lựa chọn phương thức thanh toán khi nhập hàng là  “mua chịu”. Khi đến cuối tháng hoặc 2 tuần sẽ trả số tiền nhập nguyên liệu cho nhà cung cấp. Ngoài ra khi mua nhiều hàng hóa cùng lúc sẽ có chi phí rẻ hơn so với mua nhỏ lẻ từng đợt.

Với cách kể trên, khi hạch toán cuối tháng chủ đầu tư có thể lấy doanh thu chi trả cho số tiền phải nhập khẩu nguyên liệu, tiền mặt có thể để dự trữ cho những khoản khác. Tối ưu được dòng tiền và chi phí vận hành, giảm được áp lực về giá vốn.

Tuy nhiên với các nhà hàng quán ăn nhỏ mới kinh doanh, các chủ nhà hàng thường khó có được những cơ hội đàm phán để nhận được các ưu đãi này. Trong lúc này các chủ nhà hàng có thể tìm đến các cộng đồng trên mạng xã hội (Facebook) tìm kiếm các mối nhập hàng gần khu vực kinh doanh. Hoặc có thể liên kết với các chủ nhà hàng khác để cùng nhau nhập hàng với số lượng lớn để kiếm được mức giá ưu đãi.

Để các chính sách ưu đãi về giá và chất lượng hàng được cố định. Các chủ nhà hàng nên ký kết các hợp đồng theo từng năm với các đơn vị cung cấp để có thể điều chỉnh hạn mức linh động.

Đo lường hiệu suất của các nhân viên

Để tâm theo dõi tới hiệu suất của các nhân viên và dạy việc điều chỉnh hiệu suất và mức độ công việc cho nhân viên và quản lý tiến độ công việc chặt chẽ. Đánh giá hiệu quả năng lực làm việc của từng nhân viên từ đó đưa ra các mức thưởng phạt tương ứng từ đó nâng cao chất lượng nhân sự trong nhà hàng. 

Nếu có thể hãy theo dõi những số liệu báo cáo từ quản lý và các phần mềm báo cáo. Có thể đánh giá hiệu quả hoạt động của các nhân viên theo:

• Doanh thu theo tháng của nhân viên
• Số lượng món hủy/ order lỗi
• Số lượng bàn nhân viên đó phục vụ

Hoạch định chi phí nhân sự

Để nhà hàng có thể vận hành ổn định các chủ đầu từ cần đảm bảo thuê được những nhân viên có thể làm việc lâu dài. Vì khi nhân sự rời đi tất cả mọi tài nguyên để thuê và đào tạo họ sẽ trở nên lãng phí đối với hoạt động kinh doanh của nhà hàng.

Khi tuyển dụng nhân viên mới cho nhà hàng, hãy đặt trọng tâm chính là tuyển dụng những nhân viên chất lượng và đảm bảo các điều kiện thuận lợi để họ gắn bó lâu dài với nhà hàng. 

Ngoài ra hãy đảm bảo cung cấp một cơ chế lương thưởng tốt công nhận và tạo các phần thưởng cho nhân viên có thêm động lực để làm việc. Đây là cách tốt nhất để bạn có thể giảm chi phí lao động mà vẫn có thể tăng được hiệu suất làm việc của nhân viên.

Trong kinh doanh có rất nhiều yếu tố khó khăn và bất ngờ, nhưng nếu kiên trì và nỗ lực thì ắt sẽ thành công. Là người bạn tin cậy trong ngành vận tải đứng Thang máy ACG đã giúp rất nhiều các chủ nhà hàng giải quyết vấn đề sản phẩm. Hiện nay đơn vị đang là đối tác của những chuỗi nhà hàng lớn như (Lẩu Phan, Pizza hut, Hatoyama,...). Với kinh nghiệm hoạt động lâu năm trong ngành và hàng trăm công trình trên khắp Việt Nam, mọi sản phẩm mà chúng tôi cung cấp điều đặt an toàn và hiệu quả lên hàng đầu.

Với các chủ nhà hàng có nhu cầu lắp đặt thang máy tải thực phẩm. ACG tự tin có thể trở thành đơn vị cung cấp giải pháp thang máy cho nhà hàng của bạn.

Trên đây là những thủ thuật giúp tối ưu chi phí vận hành nhà hàng. Chúc quý vị có một hành trình kinh doanh thuận lợi phát tài.